Središnji informacijski sustav za ERP (planiranje resursa tvrtke) pod nazivom SAP S/4 HANA, brendiran pod nazivom AlkaSAP, je integrirani sustav za obradu i praćenje podataka te upravljanje podacima u Alkaloidu, radi podrške i učinkovitog funkcioniranja poslovnih procesa. Od svoje implementacije AlkaSAP uspješno i kontinuirano radi i nadograđuje se. Sustav sadrži više modula i podmodula, kao što su:
- FI (Financije)
- CO (Kontroling)
- MM/WM (Upravljanje materijalima / Upravljanje skladištem)
- SD (Prodaja i distribucija)
- PP (Planiranje proizvodnje)
- QM (Upravljanje kvalitetom)
- HR (Ljudski resursi)
Pored društva Alkaloid AD Skopje (kao centrale), kroz posebne projekte (tzv. rollout) i posebno formirane projektne timove, AlkaSAP je implementiran i primjenjuje se u još pet tvrtki-kćeri u okviru grupe, koje se nalaze u četiri države. Sustavi za svako društvo (baza podataka, poslovni procesi i funkcionalnosti) potpuno su neovisni, prilagođeni kako bi bili u skladu s lokalnim propisima i potrebnim usklađenjima. Svakodnevno više od 400 korisnika iz različitih organizacijskih jedinica kontinuirano upotrebljava AlkaSAP za različite svrhe i s odgovarajućim, točnim ovlaštenjima u skladu s poslovnim procesima, transakcijama i izvještajima. Posebno složen bio je projekt tijekom 2020. godine za zamjenu programa AlkaSAP novom platformom (S / 4 HANA). Proveden je tzv. big-bang pristupom za migraciju svih modula i tvrtki odjednom, u vrlo kratkom roku - kraćem od pet mjeseci, s prethodnom zamjenom središnje infrastrukture (hardver, operativni sustav i baza podataka), zajedno s dva partnera (za zamjenu i za pouzdanost), s potporom proizvođača, uz potpuno daljinsku (virtualnu) provedbu. Naravno, uslijedit će i novi planirani projekti za nadogradnju i poboljšanje više modula.
Središnja podrška za AlkaSAP obuhvaća sustavni segment (za središnju administraciju opreme) i aplikacijski segment (posebno po modulima i poslovnim procesima). Podrška krajnjem korisniku podijeljena je tako da su prva razina podrške interni ključni korisnici (Keyusers), druga razina je interni središnji tim (Superusers i BCusers), dok je treća razina vanjski partner. Od pokretanja (tijekom uvođenja i implementacije), cijeli AlkaSAP je validiran u skladu s farmaceutskim propisima (Europska dobra proizvođačka praksa i Uprava za hranu i lijekove SAD-a) i kontinuirano se održava (planira, testira, dokumentira i validira) sa svakom nadogradnjom i promjenom. Podršku daje posebni interni validacijski tim za AlkaSAP.
Radi osiguranja poslovnog kontinuiteta u slučaju incidenata/katastrofa, „brigu vodi“ posebno rješenje (tzv. BC/DR - Business Continuity/Disaster Recovery). Ovo rješenje posebnom komunikacijskom vezom kontinuirano replicira/sinkronizira AlkaSAP (zajedno s drugim ključnim poslovnim sustavima) na posebnoj opremi, koja je izolirana i nalazi se na sekundarnoj lokaciji (za oporavak u slučaju kvara). Ovo su neki ključni sustavi koji komuniciraju sa sustavom AlkaSAP, upotrebljavaju ga ili s njim razmjenjuju podatke:
- DMS (Sustav upravljanja dokumentima)
- CRM (Sustav odnosa s kupcima)
- AlkaCDS (Sustav kromatografskih podataka)
- AlkaT&T (Serijalizacija)
- Pixel Proof BMS (Sustav upravljanja objektima)